Habilidades para el trato personal en los negocios

Habilidades para el trato personal en los negocios

Tratar a la personas como nosotros queremos ser tratados, sino tratarlas como ellas desean ser tratadas.

Cada ser humano interpreta la información que recibe del mundo exterior de manera diferente, tiene distintos valores y necesidades. En este sentido, nuestro éxito dependerá de la capacidad que tengamos para personalizar el trato que brindemos a los demás.

Muchos de nosotros hemos desarrollado ciertos hábitos pobres, cuya presencia no parece molestarnos, pero sí a los demás.

Solo el 15% de nuestro éxito los negocios depende de nuestras habilidades profesionales y conocimientos técnicos.

Las personas tienen éxito, principalmente por su capacidad para tratar con la gente, atraer a las personas y crear amistades.

Es importante entender que el trato personal descansa sobre tres bases fundamentales: la actitud, la comunicación y el respeto.

  1. La actitud: Debe ser sincera, entusiasta, adecuada y amable.
  2. Nuestra manera de comunicarnos: Debe de ser igualmente oportuna, apropiada, clara y sencilla.
  3. El respeto por los demás: Debe de ser sincero, generoso e indiscutible.

 

Regla nº 1 – La actitud es la base del trato personal en los negocios.

La actitud de una persona se refleja en sus maneras de actuar. No solo en el trato personal, sino en su forma de saludar, vestir, caminar, hablar, sonreír y todas las demás acciones que emanan de sí misma.

  • En lo posible, debemos dirigirnos a ellas por su nombre.
  • Debemos tener siempre presente dos herramientas que abren las puertas del trato personal efectivo: el saludo y la sonrisa.
  • Tenemos que estar genuinamente interesados en lo que los demás quieren.
  • Actúa siempre con naturalidad, amabilidad y un espíritu de gratitud.
  • En síntesis, debemos tener siempre presente que el trato personal constituye las relaciones humanas en plena acción. Las relaciones humanas son la base del éxito, no solo en los negocios, sino en todas las áreas de la vida.

 

Regla nº 2 – La sonrisa es la lleve de acceso a la buenas relaciones.

Una persona que sonríe es más atractiva e inspira mayor confianza.

La sonrisa, es sin duda alguna, la expresión humana más fácilmente entendida y comprendida por todo el mundo.

Una sonrisa no solo se dibuja en los labios sino que se refleja en los ojos.

Puedes utilizar el humor en tu presentación.

 

Regla nº 3 – Un saludo hace o deshace una relación de negocios.

¿Qué tan importante es el saludo en el mundo de los negocios? Todos hemos escuchado aquella expresión que dice que “un saludo hace o deshace un negocio”.

Para las presentaciones si estamos sentados el ponernos de pie indica respeto o un afecto especial.

Cuando te presentas a otra persona debes decir tu nombre y tu apellido, sin retirar la mirada. La otra persona seguramente responderá de igual manera. Es importante prestar atención al nombre de la persona.

Cuando vayas caminando por la calle, o estés participando en un acto social, si estás en compañía de alguien y se acerca algún conocido para saludarte, lo correcto es presentarlo a la persona que te acompaña.

  • Siempre debe darse la mano derecha.
  • El apretón debe ser firme.
  • Que la mano este limpia en la medida de lo posible.
  • Al dar la mano hay que mantener el contacto visual con la persona y en la medida de lo posible, acompañar el saludo de una sonrisa o un gesto agradable.

 

Responde: Fantástico, o excelente, o extraordinariamente bien. Seguramente algunos pensaran: “y si no me siento de esa manera ¿entonces que?” Dilo de todas maneras, y vas a notar que pronto tu realidad comenzará a cambiar.

 

Regla nº 4 – La primera impresión es la que cuenta.

“La primera impresión es la que cuenta”.

Esos dos primeros segundos son casi exclusivamente visuales.

Todos y cada uno de nosotros constantemente evalúa mentalmente a aquellas personas con quien entramos en contacto.

Postura muy común es pararnos colocando todo el peso de nuestro cuerpo en una pierna. “yo no quiero estar aquí”.

Tu manera de vestir es igualmente importante.

Nuestra manera de andar. Mantener la cabeza erguida, la mirada hacia delante.

Aunque las manos pueden ir dentro de los bolsillos del abrigo, nunca deben ir en los del pantalón, ya que esto da una pobre impresión.

La expresión más importante al caminar es un rostro tranquilo y una sonrisa amable.

Nuestra postura al sentarnos no debe ser ni tan rígida que denote temor, ni tan desgarbada que transmita desinterés.

De cualquier manera, al cruzar las piernas debemos evitar mostrar la suela del zapato.

 

Regla nº 5 – Aprende a respetar el espacio personal de los demás.

¿Qué tan cerca de otra persona podemos pararnos durante una conversación? Lo aceptado es que los cincuentas centímetros alrededor de la persona constituyen un espacio intimo, reservado para la pareja, los niños y los miembros de la familia.

Las conversaciones más formales, las presentaciones de negocios, o la interacción con desconocidos, es producen dentro de la zona social.

Cuando otra persona invade nuestro espacio íntimo, generalmente respondemos evitando el contacto visual con dicha persona y tratándola como sino existiera, sólo para mostrar nuestra desaprobación.

 

Regla nº 6 – La importancia de la manera de vestir.

El aspecto externo dice mucho de una persona.

Recuerda que la imagen es un vehículo de información sumamente valioso que podemos utilizar a favor o en contra especialmente en el mundo de los negocios.

Nuestra manera de vestir es nuestro empaque profesional.

En general, la gran mayoría de nosotros actuamos de acuerdo con nuestra vestimenta.

Tal es el impacto que tiene nuestra manera de vestir sobre nuestra manera de pensar y actuar que en algunos colegios donde se exige que los alumnos se vistan con uniforme y corbata, se reportan menos problemas disciplinarios que en aquellas escuelas donde los estudiantes se visten como quieren.

Los colores fuertes y alegres denotan, por ejemplo, una personalidad extrovertida y abierta, algo importante en los negocios.

No deben combinar rayas con cuadros ni estampados de distintos tipos. El cinturón deberá combinar con los zapatos.

Cuida la higiene personal. Mantén las uñas recortadas y limpias. Asegúrate de estar siempre bien peinado y con el cabello no muy largo. No utilices el cabello con exceso de productos que lo hagan lucir demasiado brillante, ya que esto no da un buen aspecto. Es mejor lucir natural.

Mantén el buen gusto. En una reunión de negocios, nunca te quites la chaqueta a menos que todos lo hagan por alguna razón especial, ya que esto resta autoridad. Por ningún motivo te subas las mangas de la camisa o te aflojes el nudo de la corbata, que esto es de mal gusto.

Cuida los detalles.

La chaqueta deberá ajustar perfectamente en los hombros, y la caída debe cubrir los bolsillos del pantalón, no debe ser mas larga. Lo correcto es que las mangas de las chaquetas cubran las muñecas y que los puños de las camisas asomen por debajo unos centímetros.

Finalmente, he aquí unos consejos sencillos pero importantes acerca de la corbata:

  • La corbata nunca debe sobrepasar la cintura del pantalón
  • La parte más delgada de la corbata no debe verse nunca por detrás de la parte ancha.
  • Los nudos de la corbata deben estar siempre apretados y ajustados al cuello que no se vea el botón superior de la camisa.
  • No utilices nudos grandes con cuellos de camisas pequeños y viceversa.

 

Regla nº 7 – No es lo que digas sino como lo digas.

Nuestra manera de comunicarnos: La expresión efectiva no siempre significa comunicación efectiva.

Un mensaje hablado está conformado en realidad por tres mensajes individuales: el mensaje verbal, el vocal y el visual.

La segunda parte del mensaje la compone el elemento vocal:

Esto incluye la forma en que son pronunciadas las palabras, la entonación, la proyección de nuestra voz cuando hablamos, el énfasis que le damos a nuestras palabras y el sentimiento y la emoción que les imprimimos a ellas.

Y la tercera parte es el mensaje visual:

Que está compuesto por todo aquello que tu interlocutor ve, tu expresión, los gestos y movimientos de tu cara y la postura de tu cuerpo mientras hablas.

El grado de credibilidad con que el mensaje es recibido pro quien lo escucha depende del nivel de consistencia o inconsistencia es entre estas tres partes del mensaje.

¿Qué sucede, por ejemplo cuando los tres componentes de tu mensaje- verbal, vocal y visual- se contradicen el uno al otro?

La parte verbal del mensaje sólo influye en quien te esté escuchando un 7%. La parte vocal influye en un 38%, mientras que la parte visual contribuye en un 55%.

Cuando tu comportamiento habla a gritos, los demás no lograran escuchar lo que digas.

 

Regla nº 8 – Asegúrate que tu voz esté proyectado energía y seguridad.

La voz nos puede decir mucho más que las palabras. Una voz apagada puede ser indicio de que la persona es reservada o aburrida. Las voces nasales no suelen agradar a muchas personas.

La tensión en la voz también suele asociarse con la inmadurez, el sentimentalismo y los nervios.

Una persona que habla en voz demasiada baja es considerada tímida, mientras que una que habla demasiado alto, es juzgada como agresiva o atrevida.

Realiza el siguiente ejercicio: toma el teléfono y llama a cuatro amigos o familiares y escucha con atención cuando ellos digan: hola, ¿alo? ¿bueno?, o como sea que suelen responder. Sólo con escuchar esta palabra casi que puedes adivinar el estado de ánimo de la otra persona.

Así que comienza por aprender a hablar pausadamente. Respira. Evita hablar de una manera monótona y sin ninguna variante. Sube el volumen cuando sea necesario, bájalo si quieres atraer la atención de la otra persona o dale mas velocidad si deseas agregarle un mayor dinamismo a cierta parte de tu mensaje.

Elimina todas las muletillas que comúnmente le restan fuerza y energía a tu mensaje.

 

Regla nº 9 – La mirada dice tanto como las palabras.

El contacto visual con otra persona conecta nuestra mente con la mente de quien nos escucha.

En aquellas conversaciones donde estamos comunicando un mensaje importante, debemos mirar con frecuencia a la persona que nos escucha. Si a su vez, ella se inclina hacia adelante y nos mira frecuentemente mientras le hablamos, es una clara señal de que está interesada en nuestro mensaje.

El general, el tiempo durante el cual miramos a nuestros interlocutores dice mucho acerca de nuestro grado de sinceridad.

Sí deseas que te crean y quieres ser persuasivo, mira con frecuencia a la otra persona que te escucha mientras estás comunicando tu mensaje.

Cuando estés escuchando a otra persona evita distraerte y mantén siempre contacto visual. Recuerda que cuando tu mirada está en otro lado, tu mente está ausente.

Escucha con interés y empatía y, sobre todo, escucha tanto con tus ojos como con tus oídos.

El contacto visual no sólo te permitirá evaluar las expresiones y gestos de la otra persona, sino que le demostrará tu nivel de interés. Como regla general, recuerda que cuando la mirada está en otro lugar, la mente también. ¿Quieres dejarle saber a tu interlocutor que estás con él? Mírale mientras le escuchas o le hablas.

 

Regla nº 10 – Aprende el lenguaje de los gestos.

Cuando hablas, los ojos de quien te escucha se centran la mayor parte del tiempo en tu cara. Así que asegúrate que tu sonrisa y tus gestos te estén ayudando a comunicar tu mensaje y no lo estén debilitando.

Las expresiones faciales son las herramientas de comunicación no verbal más elocuentes que tienes a tu disposición. Arrugar la nariz, o abrir y cerrar los ojos y otros gestos, por sí solos o en conjunto, expresan una variedad de matices emocionales.

El lenguaje corporal compone el mayor porcentaje de lo que comuniques.

La gente tiende a responder habitualmente con pequeños gestos y movimientos físicos ante situaciones emocionalmente estresantes. Algunas personas tienden a parpadear demasiado, otras se llevan con frecuencia la mano al rostro, inclinan la cabeza hacia un lado o estiran el cuello de vez en cuando.

La interpretación del lenguaje corporal no es una ciencia exacta, un gesto puede ser puramente físico y no tener ninguna importancia psicológica. La interpretación de los gestos frecuentemente puede prestarse a ambigüedades.

Pueden cambiar deliberadamente el lenguaje corporal para transmitir la impresión que desean.

La única manera de descubrir el verdadero significado del lenguaje corporal de nuestro interlocutor es prestando atención a todo el mensaje.

 

Regla nº 11 – Pocas cosas dicen tanto como tu postura y tu apariencia personal.

El uso de las manos es uno de los aspectos más importantes de la comunicación no verbal. ¿Qué haces con las manos mientras estas hablando con alguien? ¿Te las metes en los bolsillos, las entrelazas en tu espalda, agarras el bolso, juegas con tu pelo, o les buscas un sitio y las dejas inmóviles hasta el final de la conversación? ¿Te recuestas en tu asiento mientras escuchas, o te sientas en la orilla y te inclinas hacia adelante? ¿Qué haces con las piernas y los pies?

 

Regla nº 12 – Aprende a escuchar a los demás.

Pocas cosas nos irritan tanto como hablar con alguien que no nos está prestando atención. Esto nos hace sentir no sólo ignorados sino menospreciados.

Una de las razones es que a menudo creemos que oír y escuchar son sinónimos cuando en realidad designan dos acciones distintas. Oír es un proceso fisiológico pasivo. Escuchar es un proceso activo que implica prestar atención e interesarse por la persona que está hablando.

Una investigación reciente dirigida por una importante organización de ventas demostró que cuatro de cada cinco quejas de los clientes se podían atribuir directamente a la falta de habilidad para escuchar eficazmente por parte de empresarios y vendedores.

Escuchar es lograr ponerte en la situación de la otra persona y ver las cosas desde su punto de vista; algo que no sucede muy a menudo.

Otra causa de la falta de atención es que solemos caer víctimas de todo tipo de distracciones internas o externas que no nos permiten escuchar atentamente. Estamos más interesados en lo que vamos a decir cuando sea nuestro turno que en lo que la otra persona está diciendo.

El secreto para establecer una comunicación efectiva es estar genuinamente interesado en lo que esté diciendo tu interlocutor.

 

Regla nº 13 – No interrumpas.

Interrumpir: “cortar la continuidad de algo en el lugar o en el tiempo” o “dicho de una persona: Atravesarse con su palabra mientras está hablando”.

La lección es sencilla: ¡No interrumpas¡ Interrumpir es exactamente lo mismo que tomar tu mano, ponerla sobre la boca de tu interlocutor y comenzar a hablar. Imagínate haciendo esto con tu esposa, tu jefe o tus clientes. Absurdo ¿no es cierto? Sin embargo, las dos situaciones – taparle la boca o interrumpir a alguien- dicen exactamente lo mismo de ti y crean exactamente los mismos sentimientos de resentimiento, enojo y rechazo en la otra persona.

El único momento en que una interrupción se puede justificar es cuando necesitas una aclaración inmediata sobre algo que la otra persona ha dicho, que posiblemente no salga a flote mas adelante.

 

Regla nº 14 – Cuida la manera como te expresas de los demás.

Recordemos que nuestra actitud hacia los demás determina su actitud hacia nosotros y el éxito que experimentemos en nuestra vida depende mucho de la manera como nos relacionemos con los demás.

Pero la clase de insulto más común es aquel que va disfrazado con el nombre de “critica constructiva”. Generalmente este tipo de comentario va acompañado de frases que le sirven de antesala (tratando de amortiguar un poco el golpe que viene), como: “Lo que te voy a decir, es porque te aprecio”, “Espero que no te molestes si soy franco contigo” o “Te lo digo por tu propio bien”.

Exalta siempre las cualidades positivas de otros, y te convertirás en la clase de persona que otros quieren a su alrededor. Si sientes que no tienes nada bueno que decir de otra persona, es preferible que te abstengas de hacer cualquier comentario.

 

 

Fuente: Dirección y Técnicas de Venta, Comercialización e Investigación de Mercados. Universidad Complutense de Madrid.

 

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

27 + = 31